شهرنوین

حسابداری

سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری فرمی است که برای ثبت رویدادهای مالی در حسابداری، از آن استفاده می شود. سند حسابداری به دو نوع دستی و کامپیوتری موجود می باشد.

هدف از ثبت سند حسابداری:
همواره یکی از رایج ترین و پرکاربردترین ابزارها در نرم افزارهای مالی و اداری مشاهده و اصلاح اسنادی می باشد که در گزارشات با آنها برخورد می کنیم. به طور مثال زمانی که در برنامه حسابداری در گزارش گردش هستیم و میخواهیم سند حسابداری ردیفی که بر روی آن هستیم را مشاهده و اصلاح کنیم یا زمانی که در گزارش کاردکس در برنامه انبار میخواهیم سند رسید یا حواله آن را مشاهده کنیم و همین طور برنامه های دیگر که ممکن است این گردش کار برای آنها انجام شود.
آرتیلک های اسناد مالی می تواند به صورت تنطیم مستقیم سند مالی ( آرتیلکهای دستی ) توسط کاربر ایجاد شده و یا توسط سایر سیستم های جانبی نظیر خزانه داری، بازرگانی، انبار و...( آرتیکلهای سیستمی ) ایجاد شود.

هدف از ثبت سند حسابداری :
هدف از ثبت سند حسابداری، گردآوری و بایگانی اسناد و مدارک مثبته رویدادهای مالی و ثبت آن‎ها بر اساس قوانین و استانداردهای حسابداری با هدف جلوگیری از فراموش شدن رویدادها و همچنین تهیه و تنظیم گزارشات حسابداری مورد نیاز می‎باشد.

آموزش سند زدن در حسابداری :
پیش از شروع آموزش، تعریف و توضیح درباره چند مورد ضروری می‎باشد:
- رویداد مالی :
وقایعی مرتبط با خرید، فروش، دریافت، پرداخت و مواردی از این قبیل می‎باشند که باعث تغییر در دارایی، بدهی و یا سرمایه واحد اقتصادی می‎شوند.
- اسناد و مدارک مثبته :
به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، «اسناد مثبته» گفته می شود. مانند فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و …

بیشتر بخوانیم: اظهارنامه مالیاتی چیست؟

نحوه ثبت سند حسابداری :
نکته: با توجه به فراگیر شدن نرم افزارهای حسابداری، توضیحاتی درباره روش دستی ثبت سند حسابداری ارائه نمی‎شود.

مرحله اول- شناسایی رویداد مالی و گردآوری اسناد مثبته:
برای ثبت سند حسابداری باید رویداد مالی را شناسایی کرده و اسناد مثبته مربوط به آن‎ها را گردآوری کنید. در این مرحله دقت نمایید اسناد مثبته ارتباط دقیق با رویداد مالی مورد نظر داشته باشند تا بتوانید به سند حسابداری مربوط به آن ضمیمه نموده و بتوانید وقوع رویداد مالی را اثبات نمایید.
اسناد مثبته می‎تواند شامل فاکتورهای خرید و فروش، فیش واریز وجه به حساب بانک، چک، حواله یا رسید انبار و … باشد که مبالغ ریالی آن‎ها در اسناد حسابداری ثبت می‎شود.

مرحله دوم – تجزیه و تحلیل رویداد مالی:
منظور از تجزیه و تحلیل رویداد مالی، شناسایی سرفصل حسابداری متاثر از رویداد و تعیین محل ثبت سرفصل مشخص شده در سند حسابداری می‎باشد. دقت کنید در حسابداری دوطرفه، هر رویداد مالی می‎تواند منجر به تغییر دو سرفصل (حساب) و یا تعداد بیشتری شود که در هر دو حالت جمع ارقام ستون بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند.
به عنوان مثال چنانچه مشتری، 100/000/000 ریال از بدهی خود را از طریق واریز 80/000/000 ریال وجه به حساب بانک و پرداخت 20/000/000 ریال چک در وجه شرکت تسویه نماید، ابتدا حساب‎های متاثر از این رویداد که شامل موجودی بانک‌ها، اسناد دریافتنی تجاری و حساب‎های دریافتنی تجاری هستند مشخص می‎شود.
سپس با توجه رویداد انجام شده و با توجه به ماهیت حساب‎های مشخص شده ثبت لازم انجام می‎گیرد. در خصوص این رویداد حساب موجوی بانک و اسناد دریافتنی تجاری بدهکار و حساب‎های دریافتنی تجاری بستانکار می‎شود:

بدهکار بستانکار

موجودی بانک 80/000/000

اسناد دریافتنی تجاری 20/000/000

حساب‎های دریافتنی تجاری 100/000/000

مرحله سوم – چاپ سند حسابداری:
پس از ثبت و ذخیره سند در نرم افزار، باید سند مربوطه چاپ شده و اسناد مثبته به آن الحاق شود.
مرحله چهارم – کنترل اسناد چاپ شده و دریافت تاییدیه‎های لازم توسط مسئول مربوطه:
پس از چاپ سند و الحاق مدارک مربوطه، اسناد باید توسط مسئول بالاتری کنترل و تایید شود. این مرحله شامل کنترل کفایت اسناد مثبته، صحت سرفصل‎های انتخاب شده و همچنین صحت میزان مبالغ ثبت شده می‎باشد.

بیشتر بخوانیم: حسابداری حقوق و دستمزد

توضیحات تکمیلی:
در برخی از شرکت‎ها به همراه نرم افزار حسابداری اصلی، از نرم افزارهای دیگری مانند حقوق و دستمزد، فروش، خزانه داری و … نیز استفاده می‎شود. در این حالت در نرم افزارهای جانبی امکان ثبت سند به صورت مستقل وجود ندارد بلکه اطلاع وارد شده در این سیستم‎ها پس از تایید به صورت خودکار و یا دستی به نرم افزار اصلی ارسال شده و سند مربوطه ثبت می‎شود.
با استفاده از اسناد حسابداری کاربر می تواند تمامی عملیاتی که به صورت اتومات در سیستم ثبت می شود را به صورت سند حسابداری ثبت کند .

"امکانات مرور اسناد در نرم افزار هما"
1. قابلیت کپى سند بصورت آرتیکل و یا کل سند
2. امکان ذخیره اسناد بصورت پیش فرض جهت صدور مجدد در صورت تشابه عملیات مالى
3. امکان تهیه خروجى و ورودى اسناد بصورت گروهى و منتخب با فرمتهاى اکسل ، pdf و ...
4. امکان شماره گذارى اسناد بصورت اتوماتیک
5. قابلیت بررسى و تایید اسناد و برگشت از تایید (جهت جلوگیرى از تغییرات ناخواسته)
6. قابلیت صدور سند کل بصورت روزانه و ماهانه
7. گزارش اسناد کل، روزنامه، عمومى و دفاتر قانونى مرتبط با آنها
8. قابلت مشاهده یا ویرایش همزمان اسناد به تعداد نامحدود در یک پنجره
9. امکان مرتب سازی شماره سریال اسناد مرتب نشده
10. امکان بازسازی اسناد بصورت اتوماتیک

بیشتر بخوانیم:
- استهلاک در حسابداری
- آموزش بستن حسابها و تهیه صورتهای مالی
- خدمات حسابداری شرکت های تولیدی و صنعتی



کلیدواژه‌ها: سند حسابداری - آرتیلکهای دستی- آرتیکلهای سیستمی- ثبت سند حسابداری- سند زدن در حسابداری- رویداد مالی- مدارک مثبته- نحوه ثبت سند حسابداری- حساب‎های دریافتنی- نرم افزار حسابداری- آرتیکل- عملیات مالى- بازسازی اسناد