شهرنوین

حسابداری

سیستم انبارداری دائمی و ادواری هما

سیستم حسابداری انبار و موجودی کالا طبق استانداردهای حسابداری از روش های ارزیابی مربوط به ماهیت و نوع کالا پیروی می کند. این روش های ارزیابی و کلیه نکات مربوطه در استاندارد شماره 8 حسابداری قرارداده شده است. این استاندارد، نحوه ارزشیابی و انعکاس موجودی مواد و کالا در صورت های مالی را تشریح می کند و موارد زیر را دربر نمی گیرد:

الف . کار در جریان پیشرفت پیمان های بلندمدت
ب . ابزارهای مالی پیچیده
ج . موجودی محصولات جنگلی و معدنی در مواردی که این اقلام در صنا یع مربوط به خـالص ارزش فروش اندازه گیری می شود.
د . تولیدات کشاورزی در زمان برداشت و دارایی های زیستی غیرمولـد مربـوط بـه فعالیـت کشاوزی

در سیستم های حسابداری دو روش نگهداری اطلاعات موجودی کالا در انبارها و ارزش ریالی آنها در حسابداری وجود دارد (دائمی و ادواری) در شرکت های مختلف بر اساس روش حسابداری و انتخاب حسابدار می توان از یکی از این روش ها استفاده کرد.

به طور معمول خرید و فروش فعالیت عمده واصلی شرکت های تجاری و بازرگانی است. در شرکت های بازرگانی و تجاری کالا و یا کالاهایی را به منظور فروش خریداری می کنند ولی در شرکت های خدماتی کالایی به منظور فروش خریداری نمی شود که این تفاوت عمده واصلی بین شرکت های خدماتی و بازرگانی است. به همین دلیل برای کنترل عملیات خرید و فروش در شرکت های بازرگانی از حسابی تحت عنوان حساب موجودی کالا استفاده می شود و در دفتر کل این حساب را افتتاح می کنند.
از آنجا که در اغلب بنگاه های اقتصادی بخش عمده دارائی ها را موجودی کالا تشکیل می دهد بسیار حائز اهمیت است که کنترل موجودی ها چه از لحاظ ریالی و چه از لحاظ عددی از اهمیت ویژه ای برخوردار باشد و مدیران ارشد بنگاههای اقتصادی را الزام به روشی کارآمد برای این امر مهم نماید. لذا علم حسابداری نیز سعی نموده نیاز آنها را به روش های مختلف برآورده سازد. به همین دلیل علم حسابداری دو روش برای نگهداری موجودی به بنگاه های اقتصادی معرفی نموده است:


روش ثبت ادواری :
در این روش در هنگام خرید و فروش از حساب موجودی کالا استفاده نمی شود بلکه در هنگام خرید حساب خرید بدهکار و در هنگام فروش حساب فروش بستانکار می شود، در انتهای دوره مالی (یا میان دوره) با استفاده از حساب خرید و فروش و موجودی ابتدای دوره، حساب موجودی کالا را محاسبه می نمایند. در گذشته از روش ادواری در بنگاه های تجاریی که اجناس با قیمت پایین ولی با گردش بالا دارند از قبیل سوپر مارکتها، خرازی و… استفاده می شده ولی امروزه با توجه به وجود سیستم های مکانیزه حسابداری در اکثر بنگاههای تجاری از روش دائمی استفاده می گردد.

مزایا و معایب روش ادواری :
چون در ثبت سندهای حسابداری، حساب موجودی کالا استفاده نمی شود به ناچار در روش ادواری امکان گزارش لحظه ای موجودی کالاها وجود ندارد و با توجه به نیاز مدیران کسب و کار، حتی کسب و کارهای با قیمت پایین و تراکنش بالا از قبیل سوپر مارکت، خرازی و… به گزارش کاردکس کالا (گردش کالا) و گزارش موجودی تک تک کالاها، روش ثبت دائمی روشی مناسبتر برای همه می باشد.
در این سیستم موجودی های کالا در پایان دوره ای که صورت های مالی تهیه می گردد، بطور عینی شمارش می شود. در این سیستم اطلاعات مربوط به موجودی های کالا (منظور مقدار) در هر زمان در دسترس نمی باشد. چون برای این سیستم مدارک و اطلاعات تفصیلی نگهداری نمی شود که بتوان هر لحظه از میزان موجودی ها با خبر بود از جمله مدارک تفصیلی می توان به کارت حسابداری انبار اشاره کرد.
در سیستم ادواری ثبت های مربوط به موجودی ها به صورت دوره ای انجام می شود و تا پایان دوره اثری از حساب موجودی کالا نیست. فقط در پایان دوره با استفاده از حساب خلاصه سود و زیان موجودی کالای ابتدای دوره بسته شده و سپس حساب موجودی کالای پایان دوره بدهکار شده و خلاصه سود و زیان بستانکار می شود.
این نوع سیستم در واحدهای تجاری که کالاهای نسبتا ارزان می فروشند مورد استفاده قرار میگیرد. در این شرکت ها هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع است به همین دلیل یک شرکت حسابداری و یا حسابداران لازم است سالانه حداقل یکبار اقدام به شمارش فیزیکی موجودی کالا کنند تا میزان موجودی کالا را مشخص نمایند و در تهیه صورت های مالی از این مقادیر استفاده کنند.
در این روش از حساب موجودی کالا در هنگام خرید و فروش استفاده نمی گردد بلکه در زمان ثبت خرید حساب خرید بدهکار می گردد و در زمان فروش حساب فروش بستانکار می شود. در پایان دوره مالی یا میان دوره با استفاده کردن از حساب خرید و فروش و موجودی ابتدای دوره، حساب موجودی کالا را محاسبه می کنند. در واحدهایی مانند فروشگاه های کوچک و رستورانها از این سیستم استفاده می کنند.

روش ثبت دائمی:
در این سیستم علاوه بر حسابهای دفتر کل و معین از مدارک تفصیلی برای هر یک از اقلام موجودیهای کالا استفاده می گردد. بنابراین برای انواع موجودیهای مواد و کالا یک حساب کنترل در دفتر کل و مدارک تفصیلی برای هر یک از اقلام موجودیها برای در نظر گرفتن وارد شده ها و صادر شده ها و همچنین موجودیها، هم بر حسب مقدار و هم بر حسب مبلغ نگهداری میشود .بنابراین در این روش در هر لحظه اطلاعات بهای تمام شده موجودیها در دسترس است. در حالیکه در روش ثبت ادواری موجودیها بیانگر موجودی های ابتدای دوره می باشند و اطلاعات مربوط به موجودیها بروز نمی شود.
در روش ثبت دائمی خرید و فروش کالا همواره در حسابی به نام موجودی کالا ثبت می شود و دیگر از حساب هایی به نام حساب خرید و فروش استفاده نمی گردد. بصورتیکه در هنگام خرید حساب موجودی کالا به میزان فاکتور خرید بدهکار و در هنگام فروش، حساب موجودی کالا به میزان بهای تمام شده کالای فروش رفته بستانکار می گردد. در روش دائمی شمارش موجودیها فقط برای بررسی صحت ثبت ها صورت می گیرد. در سیستم ثبت دائمی اینطور نیست و با استفاده از مدارک تفصیلی هر لحظه یا بطور دائمی تغییرات موجودی های کالا ثبت می شوند. منتهی در این روش همانطور که قبلا هم گفتم از حسابی به نام موجودی کالا در هر لحظه برای تغییرات در میزان موجودی ها استفاده می شود. یعنی در مواقع خرید یا فروش بسته به نوع عمل موجودی کالا بدهکار یا بستانکار می شود.
بنابراین در روش ثبت دائمی حساب موجودیها همواره معرف ارزش کالای موجود در انبار می باشد. واحدهای بازرگانی که یک سابقه مستمرو مداوم از موجودی کالا دارند این سیستم را مورد استفاده قرار می دهند. این سیستم بهترین روش برای نگهداری موجودی کالا برای واحدهایی است که کالاهای گرانقیمت مانند اثاثیه، اتومبیل و جواهرات دارند. استفاده از این سیستم پر هزینه است ولی در عوض این هزینه را می توان با زیان ایجاد شده از کسری و یا سرقت کالاهای گرانقیمت که امکان دارد در سیستم ادواری اتفاق بیافتد مقایسه کرد. در روش دائمی خرید و فروش کالا در حساب موجودی کالا ثبت می گردد و از حساب های خرید و فروش استفاده نمی شود وبه این شکل است که در زمان خرید حساب موجودی کالا به مبلغ فاکتور خرید بدهکار می شود و در زمان فروش، حساب موجودی کالا به میزان بهای تمام شده کالای فروش رفته بستانکار می شود.

نحوه ثبت موجودی دائمی و ادواری :
موجودی‌های مواد و کالا چون معمولا در مدتی کمتر از یک سال مصرف می شوند، به فروش می رسند، بنابراین در ترازنامه جزو دارایی های جاری طبقه بندی می شوند. همچنین این دارایی جاری بعد از حسابهای دریافتنی، به دلیل قدرت نقد شوندگی کمتر نسبت به حساب های دریافتنی، نشان داده می شوند.

تفاوت در ثبت سیستم دائمی و ادواری :

روش دائمی: ثبت خرید
موجودی کالا *****
بستانکاران *****
--------------------------------------------------
روش دائمی : ثبت برگشت از خرید

بستانکاران *****
موجودی کالا *****
--------------------------------------------------
روش دائمی : ثبت تخفیفات نقدی خرید:

بستانکاران *****
موجودی کالا *****
--------------------------------------------------
روش دائمی : ثبت فروش

بدهکاران *****
فروش *****
--------------------------------------------------
بهای تمام شده کالا فروش رفته*****
موجودی کالا *****
--------------------------------------------------
روش دائمی : ثبت برگشت از فروش

برگشت از فروش و تخفیفات *****
بدهکاران *****
--------------------------------------------------
موجودی کالا*****
بهای تمام شده کالا فروش رفته****
--------------------------------------------------
روش ادواری: ثبت خرید

خرید *****
بستانکاران *****
--------------------------------------------------
روش ادواری: ثبت برگشت از خرید
بستانکاران*****
برگشت از خرید و تخفیفات*****
--------------------------------------------------
روش ادواری: ثبت تخفیفات نقدی خرید

بستانکاران*****
تخفیفات نقدی خرید*****
--------------------------------------------------
روش ادواری: ثبت فروش

بدهکاران *****
فروش *****
--------------------------------------------------
روش ادواری: برگشت از فروش

برگشت از فروش و تخفیفات *****
بدهکاران *****

نکته مهم: در روش دائمی ثبت یا ثبتهایی برای پایان سال مالی وجود ندارد چون در تمام طول سال با تغییرات مربوطه حساب موجودی کالا نیز تغییر کرده است. فقط یک ثبت نهایی برای منتقل کردن حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته به حساب خلاصه سود و زیان وجود دارد.
مثال:
شرکت الف که از سیستم دائمی موجودی کالا استفاده می کند در سال 90 کالایی به ارزش 20/000/000/000 ریال که بهای تمام شده آن 15/000/000/000 ریال می باشد،به شرکت ب فروخته است. در سال 91 شرکت ب کالای مذکور را به شرکت الف برگشت می دهد. مطلوبست انجام ثبت های لازم برگشت از فروش در سال 91
مقایسه و ثبت مربوط به سیستم ادواری و دائمی در دفتر روزنامه

خرید نسیه کالا:
سیستم دائمی: موجودی کالا ***بد حسابهای پرداختنی*** بس ……….. سیستم ادواری : خرید کالا *** بد حسابهای پرداختنی*** بس

هزینه حمل:
سیستم دائمی: موجودی کالا ***بد بانک ****بس ……….. سیستم ادواری : هزینه حمل ***بد بانک *** بس

برگشت از خرید نسیه:
سیستم دائمی:حسابهای پرداختنی***بد موجودی کالا ***بس ………. سیستم ادواری: حسابهای پرداختنی*** بد برگشت از خرید و تخفیفات ***بس

روش دائمی و ادواری
فروش کالا:
سیستم دائمی:ثبت اول: حسابهای دریافتنی ***بد فروش *** بس
ثبت دوم: بهای تمام شده کالای فروش رفته *** بد موجودی کالا *** بس

سیستم ادواری:حسابهای دریافتنی ***بد فروش *** بس

برگشت از فروش نسیه :
سیستم دائمی:ثبت اول: برگشت از فروش و تخفیفات***بد حسابهای دریافتنی*** بس
ثبت دوم: موجودی کالا ***بد بهای تمام شده کالای فروش رفته *** بس

سیستم ادواری: برگشت از فروش و تخفیفات***بد حسابهای دریافتنی*** بس

هر یک از روش دائمی و ادواری که مورد استفاده قرار گیرد دارای معایب و مزایایی است اما در کل در سیستم دائمی به دلیل اینکه در هر زمان می توان گزارشات مالی را تهیه نمود، مبنای بهتری برای کنترل موجودی ها قلمداد می شود. اگر تفاوت این دو روش را بشود به زبان ساده توضیح داد و زیاد وارد جزئیات نشد، اینگونه میشود گفت که بیشتر تفاوت در نحوه ثبت خرید و فروش کالا و همچنین زمان و روش ارزیابی موجودی کالا نمایان می شود.


تفاوت درزمان و روش ارزیابی موجودی کالا:

ادواری: در طی سال مقدار و قیمت در حساب موجودی کالا هیچ تغییری نمیکند ، در واقع در طی سال هیچ ثبتی که این حساب را تحت تاثیر قرار بدهد انجام نمیشود و در پایان سال به صورت عینی کالا شمارش شده و ارزش گذاری میشود سپس به عنوان موجودی پایان دوره و در سال بعد به عنوان موجودی اول دوره در حساب فوق و همچنین در ترازنامه ثبت می گردد.
دائمی: موجودی کالا با هر بار خرید بدهکار و با هر بار فروش بستانکار میشود ( به قیمت خرید، با یکی از روش های میانگین /fifo / lifo) و در هر لحظه عدد ریالی و مقداری آن درحساب موجودی کالا مشخص است.


تفاوتهای سیستم حسابداری ادواری و دائمی
سیستم ادواری:
1- عدم نیاز به نگهداری سوابق موجودی کالا
2- شمارش موجودی کالا حداقل یکبار در سال توسط شرکت حسابداری و حسابداران
3- قابل استفاده برای کالاهای ارزان قیمت.

سیستم دائمی :
1- نگهداری سوابق مستمر و دائمی خرید و فروش کالا
2- شمارش موجودی کالا یکبار در سال توسط شرکت حسابداری و حسابداران
3- قابل استفاده برای هر نوع کالایی

1- اختلاف در سرفصلهای مالی و ثبت های مالی:
- در ثبت موجودی دائمی : سرفصلی بنام خرید و تخفیفات و برگشت از خرید وجود ندارد.
- در ثبت موجودی ادواری : حسابی به نام قیمت تمام شده کالای فروش رفته وجود ندارد.
- در هر دو روش حساب موجودی کالا وجود دارد ولی در روش ادواری این حساب فقط در افتتاحیه و بستن حسابها گردش دارد.
- هنگام گرفتن گزارش سود و زیان در روش ادواری موجودی کالا در پایان دوره باید مشخص شود.

2 - اختلاف در سندهای مربوط به خرید و فروش:
- در روش دائمی برای خرید کالا ، ثبت مالی با حساب موجودی مواد و کالا و به نام انبار ایجاد می شود.
همچنین برای فروش کالا ، از حساب موجودی مواد و کالا استفاده شده و آرتیکل مجزا برای قیمت تمام شده کالا نیز ثبت می شود.
- در روش ادواری حساب موجودی مواد و کالا گردش نداشته و حساب خرید برای ثبت مالی عملیات خرید کالا مورد استفاده قرار می گیرد.
همچنین برخلاف روش دائمی ثبتی برای قیمت تمام شده کالا ایجاد نمی شود.

"سیستم انبارداری وگزارش سودوزیان در هما"
در نرم افزار تحت وب هما این امکان را برای شما مشتری عزیز فراهم نموده ایم تا بتوانید به دو صورت دائمی و ادواری گزارش گیری نمایید. در صورتی که از سیستم انبارداری ادواری استفاده می کنید تنها با ایجاد ثبت مربوط به موجودی ابتدای دوره امکان گزارش سودوزیان برای شما مقدور می شود و در صورتی که از سیستم انبارداری دائمی استفاده می کنید در هر زمانی که مایل باشید این امکان را خواهید داشت که از میزان سودوزیان شرکت خود گزارش گیری نمایید.

بیشتر بخوانیم:
- ارتباط با مشتریان در نرم افزار کسب و کار هُما
- سیستم ارسال انبوه پیامک
- معرفی، بهبود و رونق کسب و کار



کلیدواژه‌ها: سیستم حسابداری انبار-استاندارد شماره 8 حسابداری- ابزارهای مالی-روش ثبت ادواری-مزایا و معایب روش ادواری -نحوه ثبت موجودی دائمی و ادواری -تفاوت در ثبت سیستم دائمی و ادواری-تفاوتهای سیستم حسابداری ادواری و دائمی