شهرنوین

حسابداری

مهندسی مجدد (Business Process Reengineering)

مهندسی مجدد شیوه ای برای بازسازی سازمان و مدیریت است که در آغاز دهه 90 در ادبیات مدیریت ظهور کرد. هر سازمان و یا شرکت، یک نهاد اجتماعی است که مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستم های فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته، هنگامی که محیط نسبتا باثبات بود بیشتر سازمانها برای بهره‌برداری از فرصت های پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندک اکتفا می‌کردند؛ اما با گذشت زمان، در سراسر دنیا سازمانها دریافته‌اند که تنها تغییرات تدریجی راهگشای مشکلات کنونی آنان نیست و گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود.

امروزه در سراسر دنیا این تغییرات انقلابی را با نام مهندسی مجدد می شناسند ؛ مهندسی مجدد ( BPR ) روندی است که در آن وظیفه‌های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی کسب‌وکار عوض کرده و بنابراین سازمان از حالت وظیفه‌گرایی به سوی فرایند‌محوری حرکت می‌کند. همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کسب‌وکار و کاهش هزینه‌ها و درنتیجه رقابتی‌تر شدن سازمان می‌گردد. ‌

مهندسی‌ مجدد یعنی‌ آغازی‌ دوباره، فرصتی‌ دیگر برای‌ بازسازی‌ فرایندها و دوباره‌سازی‌ روشهای‌ کار. مهندسی‌ دوباره‌ به‌معنای‌ کنار گذاشتن‌ بخش‌ بزرگی‌ از دانش‌ و یافته‌های‌ صدسال‌ اخیر مدیریت‌ صنعتی‌ و شکستن‌ فرضیات‌ و قواعد قبول‌‌شده‌ داخل‌ سازمان است. در این‌ رویکرد، روش‌ انجام‌ کار در دوره‌ تولید انبوه و عنوان های‌ کهن‌ و ترتیبات‌ سازمانی‌ گذشته‌ همچون بخش‌بندی‌ اداره، شرح‌ وظایف و استاندارد سازی از اهمیت‌ می‌افتند؛ آنها ساخته ی‌ دوره‌ای‌ هستند که‌ دیگر سپری‌ شده‌ است. ‌

اساس‌ مهندسی‌ مجدد بر بررسی های‌ مرحله‌ای‌ و حذف‌ مقررات‌ کهنه‌ و تصورات‌ بنیادینی‌ استوار است‌ که‌ زمینه‌ساز عملکرد کسب‌وکار کنونی‌اند. اکثر شرکت ها انباشته‌ از مقررات‌ نانوشته‌ای‌ هستند که‌ از دهه‌های‌ پیشین‌ بر‌جا مانده‌اند. این‌ مقررات‌ بر پایه‌ فرض هایی‌ درباره‌ فناوری، کارمندان و اهداف سازمان‌ به‌‌وجود آمده‌اند که‌ دیگر کاربردی‌ ندارند؛ تا هنگامی‌ که‌ این‌ شرکت ها اینگونه‌ مقررات‌ را از سر خود باز نکنند هرگونه‌ بازسازی‌ و نوسازی‌ بی‌تاثیر بوده‌ و همانند گردگیری‌ میز و صندلی ها در ساختمان های‌ ویرانه‌ خواهد بود.

مهندسی‌ مجدد عبارت‌ است‌ از بازاندیشی بنیادین‌ و ریشه‌ای‌ فرایندها برای‌ دستیابی‌ به‌ پیشرفتی‌ شگفت‌انگیز در معیارهای‌ حساسی‌ چون‌ کیفیت‌ و سرعت‌ خدمات. اگر تنها یک‌ سرانجام‌ غیرقابل‌‌قبول‌ وجود داشته‌ باشد آن‌ است‌ که‌ همه‌ شرکت ها و سازمانها و از جمله‌ دولتها امروزه‌ ناچارند که‌ خود را از نو تعریف‌ کنند. نیروهای‌ زیربنایی‌ نقش‌آفرین‌ کنونی‌ روشن‌تر از آن‌ هستند که‌ دست‌ از آینده‌ بردارند.

سازمانهای‌ تازه، شرکت هایی‌ خواهند بود که‌ به‌طور مشخص‌ برای‌ بهره‌برداری‌ در جهان‌ امروز و فردا طراحی‌ می‌شوند و نهادهایی‌ نیستند که‌ از یک‌ دوران‌ اولیه‌ و باشکوه‌ که‌ ربطی‌ به‌ امروز ندارند انتقال‌ یابند.

در مهندسی مجدد اعتقاد براین است که مهندسی مجدد را نمی‌توان با گامهای کوچک و محتاط به اجرا درآورد. این قضیه همان قضیه صفر یا یک است ؛ به عبارت دیگر یا تغییری تحقق نیابد و یا در صورت تحقق از ریشه و بنیان تغییر حاصل گردد. مهندسی مجدد به این معنا نیست که آنچه را که از پیش وجود دارد ترمیم کنیم یا تغییراتی اضافی بدهیم و ساختارهای اصلی را دست نخورده باقی بگذاریم؛ مهندسی مجدد یعنی از نقطه صفر شروع کردن، یعنی به کنار نهادن روشهای قدیمی و افکندن نگاهی نو به کار.

مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزیی و وصله‌کاری وضعیت موجود و یا دگرگونی های گسترشی که ساختار و معماری اصلی سازمان را دست‌نخورده باقی می‌گذارد، نخواهد بود. مهندسی مجدد در پی آن نیست که نظام موجود را بهبود بخشیده و نتیجه کار را بهتر کند. مهندسی مجدد به معنای ترک کردن روشهای دیرپا و کهنه و دستیابی به روش های تازه‌ای است که برای تولید کالاها و خدمات شرکت و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند. شرکتها باید از خود بپرسند اگر با آگاهی های گسترده امروزی و در اختیار داشتن فناوریهای نوین می خواستیم شرکتی برپا کنیم، آنرا چگونه می‌ساختیم.

مهندسی مجدد را با نام های متفاوتی می‌توان شناخت، نامهایی از قبیل طراحی مجدد فرایندهای اصلی ( کالپان و مورداک )، نوآوری فرایندی ( داونپورت )، طراحی مجدد فرایندهای کسب‌وکار (داونپورت و شورت ، ابلنسکی)، مهندسی مجدد سازمان ( لوونتال ، هامر و چمپی )، طراحی مجدد ریشه‌ای ( جوهاتسون ) و معماری مجدد سازمان ( تالوار ) همگی از نام هایی هستند که مقوله مهندسی مجدد را معرفی کرده‌اند.

امروزه مهندسی مجدد به یکی از داغترین بحث های مدیریتی تبدیل شده است. کارشناسان مهندسی مجدد را به عنوان کشتی نجات برای سازمانهای در حال نابودی و غـرق شدن می‌دانند، اما به راستی چرا مهندسی مجدد؟ علل روی آوردن سازمان ها به مهندسی مجدد می‌تواند وابسته به عوامل خارجی یا عوامل داخلی سازمان باشد. با ایجاد بهبود در فرایندها می‌توان در کوتاه‌مدت سازمان را نجات داده و جایگاه نسبتا قابل قبولی برای سازمان ایجاد کرد اما چنانچه سازمان برای بلندمدت خود اهدافی دارد می‌بایست جایگاه خود را به کلاس جهانی برساند و این امر جز از طریق مهندسی مجدد فرایندها حاصل نخواهد شد. در این گام به بررسی عوامل خارجی و داخلی یا پیشرانه‌های موثر در روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد و انتخاب آن به عنوان راه نجات سازمان، می‌پردازیم:

الف - عوامل خارجی:
با مشاهده سطح رقابت افزایشی در بازارهای جهانی نیاز به نوآوری در سازمان بیشتر ملموس می‌شود تا سازمان بتواند خدمات یا محصولات با استانداردهای جهانی و قابل رقابت تولید کند. بنابراین، افزایش دانش و همچنین هماهنگی بین فرایندهای سازمان از بزرگترین چالش های سازمان های امروزی به شمار می‌رود. مهندسی مجدد می‌تواند به عنوان ابزاری جهت بهبود شگرف در عملکرد به کار رود. رشد فناوری اطلاعات نیز به عنوان یکی دیگر از عوامل انتخاب مهندسی مجدد سازمان ها به حساب می‌آید.

اهمیت فناوری اطلاعات امروزه به گونه‌ای است که تقریبا هر وظیفه‌ای در سازمان به نحوی با آن سروکار خواهد داشت. رشد روزافزون فناوری اطلاعات به گونه‌ای است که می‌تواند به عنوان عامل تسهیل‌کننده جهت توسعه شکل جدید سازمان و معماری آن باشد. تغییرات سریع فناوری اطلاعات، سازمانها را وادار می‌کند تا بروز باشند و ارتباطات را سریعتر و مطلوبتر به‌ انجام رسانند. شرایط متغیر و غیرقابل پیش‌بینی در محیط بازار، زندگی اجتماعی، امور فنی و سازمانی، تغییرات اقتصادی، مقررات و قواعد جدید از دیگر عوامل انتخاب مهندسی مجدد توسط سازمانها هستند.

به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه‌های خارجی انتخاب مهندسی مجدد عبارتند از:
1- افزایش سطح رقابت در بازارهای جهانی
2- تغییرات نیاز مشتریان
3- افزایش سطح انتظارات مشتریان
4- پیشرفت های حاصل‌شده در فناوری اطلاعات
5- محیط متغیر و نامطمئن امروزی


ب - عوامل داخلی:
عوامل داخلی نیز می‌توانند از علت های انتخاب مهندسی مجدد برای سازمانها بشمار روند. تغییر در استراتژیهای سازمان می‌تواند به عنوان عاملی جهت تحریک سازمان ها در انتخاب مهندسی مجدد برای ادامه مسیر باشد. تغییرات در ساختار سازمانی نیز ممکن است ضرورت ایجاد تغییرات در فرایندها را ملموس‌تر سازد. یک مثال دیگر از عوامل داخلی می‌تواند ضرورت ساده‌سازی امور به شمار رود. ساده‌سازی می‌تواند در مواردی چون سطوح عملکرد بهتر، زیر ذره‌بین بردن موارد عدم کارایی و کاهش پیچیدگی کاربرد داشته باشد. تغییرات موردنظر در فرایندها، روشها، مهارت ها و رفتارها نیز می‌توانند به عنوان عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد به شمار روند.


به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه های داخلی مهندسی مجدد عبارتند از:
1- تغییر در استراتژیهای سازمان
2-تغییر ساختار سازمانی
3-ضرورت ساده‌سازی
4- تغییر در فرایندها، روش ها، مهارت ها و رفتارها.

گاهی اوقات واژه مهندسی معکوس ( reverse engineering ) با مهندسی مجدد ( reengineering ) اشتباه گرفته می شود.

در تعریف مهندسی معکوس می گوییم:
ساخت مجدد محصول در یک فرم و شکل جدید با مشخصات عملیاتی مناسب تر را مهندسی مجدد گویند که طی فرایند مهندسی معکوس محصولات و سیستم های موجود برای کشف طراحی های آنها با استفاده از اصول مهندسی مستقیم و تجدید ساختار این اجرای با ارزش از توسعه فناوری انجام می پذیرد.

بیشتر بخوانیم:
- مدیریت پورتفولیو (سبد پروژه) چیست؟
- داده‌کاوی (Data Mining) چیست و چه کاربردهایی دارد؟
- متدلوژی RUP چیست؟



کلیدواژه‌ها: مهندسی مجدد- مهندسی مجدد - BPR - وظیفه‌گرایی- فرایند‌محوری-مهندسی‌ دوباره‌-بازاندیشی بنیادین‌ و ریشه‌ای‌ فرایندها-طراحی مجدد فرایندهای اصلی- کالپان- مورداک-نوآوری فرایندی- داونپورت