شهرنوین

حسابداری

مدیریت پورتفولیو (سبد پروژه) چیست؟

پورتفولیو (Portfolio) در واقع مجموعه ای از طرح ها، پروژه ها یا عملیاتها می باشند که بصورت گروهی جهت تحقق اهداف استراتژیک مدیریت استفاده می شوند. اجزاء پروتفولیو ممکن است نیاز به وابستگی یا داشتن اهداف مرتبط با هم نباشد.اجزاء پورتفولیو کمی می باشند که می توان آنها را مورد سنجش، طبقه بندی و اولویت بندی قرار داد. خروجی های پورتفولیو برای تحقق یک و یا چند استراتژیک و اهداف سازمانی استفاده می گردد و ممکن است شامل مجموعه ای از اجزاء پورتفولیو گذشته، جاری و آتی باشد.
اجرای مناسب استراتژی مستلزم پیاده سازی طرح های تغییر و تحول است. طرح هایی برای بهبود عملکرد و جاری سازی نوآوری ها. استاندارد مدیریت پورتفولیو به آن دسته از فرایندهای مدیریت پورتفولیو می پردازد که عموما به عنوان راهکارهای مناسب پذیرفته می شوند. منظور از «راهکارهای عمومی پذیرفته شده» این است که دانش و راهکارهای مندرج در آن اکثر اوقات برای بیشتر پورتفولیوها مناسب هستند، و فایده و ارزش این راهکارها با اجتماعی گسترده روبرو است.

پورتفولیو یا سبد پروژه دارای ویژگی های زیر است:
- پورتفولیو مجموعه ای است از اجزای متشکل از طرح ها، پروژه ها، یا عملیاتی که برای رسیدن به اهداف استراتژیک به صورت یک مجموعه واحد مدیریت می شود.
- اجزای پورتفولیو سنجش پذیر هستند، یعنی می توان این اجزا را اندازه گیری، رتبه بندی و الویت بندی نمود.
- اقدامات پیشنهادی به شکل پورتفولیو ساختاردهی شده و اجزای آن شناسایی، ارزیابی، انتخاب،‌و تصویب می شوند.

مدیریت پورتفولیو راهکاری است مداوم برای بهینه سازی و نظارت بر تعدادی از اقدامات همزمان سازمانی. این فرایند با انتخاب و تصویب اقداماتی همراه است که نیازمند تغییراتی بر مبنای اهداف تعریف شده در کسب و کار هستند. مدیریت پورتفولیو ارزیابی پویایی این دست اقدامات را تسهیل کرد و در صورت لزوم تنظیم و همراستاسازی مجدد اقدامات مرتبط با پورتفولیو را به همراه دارد که از آن جمله می توان به مدیریت نحوه تلفیق این فعالیت ها با کسب و کار جهت تحقق مزایای آن ها و رسیدن به مزیت رقابتی پایدار اشاره کرد.

مدیریت تحول عاملی مهم در فرصت هایی است که برای ارزش آفرینی شکل می گیرند. مشارکت تمام افراد ذینفع در تدوین و اجرای جزء جزء پورتفولیوی پروژه و طرح جهت به انجام رسانیدن اقدامات استراتژیک نقشی اساسی دارد. جلب هرچه سریع تر مشارکت افراد ذینفع در مراحل ابتدایی تعهد را تسهیل کرده،‌ عموما باعث تقویت اجزای طرح ها و پروژه ها شده، و امکان تحقق موفقیت آمیز مزایای حاصل از تحول را افزایش می دهد.

به عبارت دیگر، پورتفولیو مجموعه ای از پروژه ها، طرح ها و یا سایر کارهایی است که به منظور تسهیل مدیریت مؤثر آنها و برآورد اهداف استراتژیک کسب و کار در کنار یکدیگر قرار گرفته اند. پروژه ها یا طرح های پورتفولیو لزوماً وابسته به هم نیستند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند. اجزای پورتفولیو (یا همان پروژه ها و طرح های پورتفولیو) کمیت پذیر هستند، بنابراین آنها می توانند اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی شوند.

پورتفولیو در داخل سازمان وجود دارد و شامل مجموعه اجزای جاری، برنامه ریزی شده و ابتکارات برای آینده است (ابتکارات، پیشنهاداتی برای انجام پروژه ها و یا طرح ها در آینده هستند). بنابراین، پورتفولیو نظیر پروژه ها یا طرح ها موقتی نیست. سازمان ممکن است بیش از یک پورتفولیو داشته باشد که هر یک مختص به یک نوع کسب و کار منحصر به فرد یا هدف باشد. ابتکارات پیشنهادی زمانی که شناسایی، انتخاب و یا تأیید می گردند، تبدیل به بخشی از پورتفولیو می شوند. در هر زمان، پورتفولیو منظری از اجزای انتخاب شده ارائه می دهد و اهداف استراتژیک سازمان را انعکاس می دهد. با این وجود، پروژه ها یا طرح های ویژه در داخل پورتفولیو لزوماً وابسته به هم نیستند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند.

با انعکاس سرمایه گذارهای صورت گرفته یا برنامه ریزی شده به وسیله سازمان، مدیریت پورتفولیو شامل فرآیندهایی برای شناسایی اولویت های سازمانی، تصمیمات سرمایه گذاری و تخصیص منابع است. بنابراین، پورتفولیو کار انتخاب شده برای انجام را نشان می دهد نه الزاماً کاری که باید انجام شود. اگر اجزای پورتفولیو با استراتژی سازمان مربوطه همسو نباشد، سازمان منطقاً می تواند بپرسد که چرا این کار باید به انجام برسد؟ بنابراین، پورتفولیو وسیله ای صحیح برای اندازه گیری مقاصد، جهت گیری و پیشرفت سازمان است.

یک سازمان ممکن است بیش از یک پورتفولیو داشته باشد که هر کدام به استراتژی و اهداف مشخصی اشاره می نماید. طرح های پیشنهادی شکل گرفته به عنوان پورتفولیو و اجزاء ، شناسایی، انتخاب، ارزیابی و آغاز می شوند.پورتفولیوها ممکن است شامل زیر پورتفولیو ( Sub Portfolio ) باشند. در هر لحظه، پورتفولیو اجزاء انتخاب شده خود را و بازخورد استراتژی و سازمانی نشان می دهد .حتی زمانی که یک پروژه و یا طرح خاص درون پورتفولیو که لزوما وابستگی یا ارتباط افهداف باهم نداشته باشند.با بازخود سرمایه گذاری های ایجاد شده و یا برنامه ریزی شده بوسیله سازمان، مدیریت پورتفولیو شامل فعالیتهایی برای شناسایی و همراستایی اولویت های سازمانی، تعیین نظارات و چارچوب مدیریت عملکرد ، سنجش ارزش/مزایا، تصمیم گیری سرمایه گذاری و مدیریت ریسک، ارتباطات و منابع می باشد. اگر پورتفولیو با استراتژی سازمانی همراستا نباشد، سازمان می بایست با دلیل از خود در این باره سوال بپرسد.بنابراین پورتفولیو می بایست نشان دهنده تصمیم، هدایت و پیشرفت سازمان باشد.

بر اساس استاندارد PMI در یک سطح بالاتر، در یک سازمان مجموعه‌ای از پروژه‌ها (جهت ایجاد یک محصول، خدمت یا یک نتیجه )و/ یا طرح‌ها (مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط که بصورت هماهنگ، با هم مدیریت می‌شوند) و همچنین کارهای مرتبط دیگر که برای تسهیل مدیریت اثربخش و در جهت نیل به اهداف راهبردی در یک گروه قرار می گیرند تشکیل یک پورتفولیو را می‌دهند. پورتفولیو در زبان فارسی سبد پروژه ترجمه شده است که چندان مفهوم آن را نشان نمی‌دهد. بنابر تعریف، پورتفولیو مجموعه‌ای است از طرحها، پروژه‌ها و سایر کارهای سازمان در حالی که مفهوم سبد پروژه، فقط مجموعه چند پروژه را در بردارد. پروژه‌ها و طرحها ممکن است لزوماً وابسته یا مستقیما در ارتباط با هم نباشند. در هر صورت پورتفلیو نمایی از اجزای انتخاب شده که هردو بازتاب و متأثر از اهداف استراتژیک سازمان می باشند را ارائه می‌دهد. یعنی پورتفلیو مجموعه‌ای از طرحها، پروژه‌ها، زیرپورتفلیوها. سایر کارهای فعال در سازمان را در یک زمان خاص نمایش می دهد. این موضوع که رابطه بین پورتفلیو و اجزای آن شناخته شود بسیار اهمیت دارد. پورتفلیو سرمایه‌گذاریهایی که توسط سازمان و منطبق با اهداف استراتژیک سازمان هستند را منعکس می کند. این نقطه جائیست که اولویتها مشخص شده،تصمیمات سرمایه گذاری گرفته شده و منابع تخصیص داده می شوند.

تمام اجزای یک پورتفلیو ویژگیهای مشخصی را به نمایش می‌گذارند:
• تصمیمات سرمایه گذاری یا برنامه ریزی شده توسط سازمان را نشان می دهند.
• با اهداف استراتژیک سازمان مطابقت دارند.
• نوعا ویژگیهای قابل تشخیصی دارند که سازمان را مجاز می کند تا جهت مدیریت موثرتر ،آنها را گروهبندی نماید.
• اجزای پورتفلیو قابل سنجش اند،یعنی می توانند اندازه گیری،رتبه بندی و اولویت بندی شوند.

نقش مدیر پورتفولیو در سنجش میزان تحقق مزایا :
مدیر پورتفولیو ممکن است یک فرد، یک گروه، یا سازمانی باشد که مسئول تدوین، پایش، و مدیریت تمام پورتفولیوهای تخصیص یافته است. مدیر پورتفولیو در ابتدا برنامه های گسترده و ویژه را برای مدیریت تغییر و تحول تسهیل بخشیده، سپس بر اجرای این برنامه نظارت کرده، ‌و در مسیر اجرای آن تغییرات لازم را ایجاد می کند.

مدیر پورتفولیو برای مدیریت تغییر و تحول در حیطه پورتفولیو چهار وظیفه اصلی را بر عهده دارد:
1. حمایت از تصمیمات اتخاذ شده در سطح مدیریت ارشد از طریق انتقال به موقع این تصمیمات به افراد ذینفع در حین پیشرفت کار
2. مشارکت در بررسی طرح و پروژه جهت نشان دادن حمایت مدیریت ارشد، رهبری و مشارکت در اتخاذ تصمیات کلیدی.
3. ایفای نقش مجرای ارتباطی اصلی بین مدیران اجزای پورتفولیو و افراد ذینفع در هر پورتفولیو
4. مسئولیت اجرای فرایند مدیریت پورتفولیو

مدیریت پورتفلیو مدیریت تمرکز یافته یک یا چند پورتفلیوست که شامل تشخیص،اولویت بندی، مدیریت و کنترل پروژه ها، طرح ها و سایر کارهای مرتبط بر اساس انطباق و اشتراک با اهداف سازمان جهت دستیابی به اهداف استراتژیک خاص تجاری می باشد. مدیریت پورتفلیو رویکردی کلی نگر است که با به کارگیری صحیح منابع وتشخیص کاربهینه باارزش حاصله بالاتر، یک راه حل کلیدی در افزایش بهره وری سازمانی را ارائه می دهد. هدف مدیریت سبد پروژه ها تحقق بخشیدن به سودها ومنافع در سازمان بوسیله بکارگیری رویکردی سازمانی در مدیریت پروژه می باشد. در این سبد باید تمام پروژه ها را با هم دید ، تجزیه وتحلیل وکنترل نمود وبرای بدست آوردن حداکثر سود بعد ازمقایسه پروژه ها دوباره منابع را به آن اختصاص داد.

مدیریت پورتفلیو دو موضوع زیر را با هم ترکیب می کند :
I. تمرکز سازمان جهت اطمینان از این که پروژه های انتخاب شده ، منافع استراتژیک پورتفلیو را تامین می کنند.
II. مدیریت هر یک از پروژه های سازمان بر تحویل موثر پروژه ها در راستای انطباق با اهداف برنامه ریزی شده پورتفلیو انجام پذیرد.

رابطه بین مدیریت طرح و مدیریت پورتفلیو :
با توجه به تعریف طرح و پورتفلیو با ید به این نکته نیز توجه داشت که بین پروژه ها یا طرحهای پورتفلیو ممکن است لزوما ارتباط یا وابستگی مستقیمی وجود نداشته باشد. پورتفلیو همیشه در یک سازمان وجود دارد و شامل مجموعه ای از عملیات آغازین است. این عملیات ممکن است با هم ارتباط یا وابستگی داشته یا نداشته باشند. پورتفلیو ممکن است بدون توجه به ریسکها یا اهداف استراتژیک بوسیله تلاشهای مستقل جهت تصویب و شروع پروژه ها ایجاد شود. بوسیله مدیریت پورتفلیو سازمان قادر است تا پورتفلیو را بر اهداف استراتژیک منطبق ساخته و تنها اجزایی را تصویب کند که مستقیما از این اهداف تجاری حمایت می کنند و در هر زمان ریسک پورتفلیو را نتیجه ای از ترکیب اجزای آن می داند. در حقیقت زمانی ترکیب این اجزا توسط سازمان ممکن است به تعویق بیفتد که ریسک اضافه کردن یک یا بیش از یکی از آنها به پورتفلیو،بدون دلیل،توازن را بهم زده و میزان تحمل ریسک سازمان را افزایش دهد. در نتیجه پورتفلیو سازمان یک نمای فوری از اجزای انتخاب شده اش را ارائه می دهد که بازتاب مدیریت استراتژیک یا کمبود متعلقات آن می باشد و اهداف استراتژیک سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد.

پورتفلیو به احتمال زیادیکی از دقیق ترین مقیاسهای اندازه گیری هدف جهت بررسی میزان پیشرفت سازمان است. زمانیکه تصمیمات سرمایه گذاری گرفته می شود، منابع تخصیص داده شده و اولویتها تعریف می شوند. مدیریت پورتفلیو به طرحها و پروژه ها این اطمینان را می دهد که منابع (به عنوان مثال: افراد، تامین مالی) به ترتیب اولویت تخصیص داده شده است و منطبق بر استراتژی های سازمان است. طرحها بر دستیابی به منافعی تاکید دارند که منطبق با پورتفلیو و متعاقبا اهداف سازمانی است. اغلب اثرات متقابلی میان فرآیند های مدیریت پورتفلیو و فرایندهای مدیریت طرح اتفاق می افتد. نوع این اثرات و تعداد دفعاتی که رخ می دهند،بر اساس نیازهای فرآیند مدیریت طرح متفاوت است. بطور کلی شروع طرح و گروه فرآیندهای برنامه ریزی ورودی های بیشتری را از پورتفلیو نسبت به فرآیندهای اجرا،نظارت و کنترل و پایانی دریافت می کند. این ورودی ها اغلب به شکل اهداف و منافع استراتژیک،تخصیص منابع مالی،نیازمندیها،خطوط زمانی و محدودیتها که تیم طرح آنها را تحت عنوان محدوده کاری طرح، قابل تحویل بودن،بودجه ریزی و زمانبندی ترجمه می کنند.

مسیر کنترل، بیشتر، از محدوده پورتفلیو به سمت محدوده طرح بوده در حالیکه اطلاعات نظارت بیشتر از محدوده طرح بسمت محدوده پورتفلیو خواهد بود. جریان اطلاعات از گروه فرآیندهای آغازین و برنامه ریزی طرح، که نوعا شامل توسعه محدوده کاری ،برآورد هزینه و برآورد خطوط زمانی می باشد،خواهد بود. جریان اطلاعات در محدوده پورتفلیو از گروه فرآیندهای اجرا،کنترل و نظارت و پایانی طرح که بیشتر در فراهم کردن نمایی نزدیک از وضعیت اطلاعات، گزارشهای عملکرد طرح،به روز رسانی بودجه ریزی و زمانبندی،گزارشات در آمد، تغییر و پذیرش در خواستها و موضوعات خارج از کنترل و ریسک ها همکاری دارد. میزان این عکس العمل ها بر اساس تعداد دفعات بررسی و دوره های بروزرسانی و نیازمندی های طرح که بوسیله مدیر پورتفلیو یا تیم نظارت دستور داده خواهد شد، می باشد.

بطور خلاصه اثرات متابل میان حوزه های طرح . پورتفلیو در چند دسته بصورت زیر قرار می گیرند:
• اثرات متقابل مربوط به فرآیند آغازین طرح
• اثرات متقابل مربوط به قراهم کردن اطلاعات برای محدوده پورتفلیو در طول چرخه حیات طرح
• اثرات متقابل مربوط به فرآیندهای پایانی طرح
• اثرات متقابل مربوط به فراهم کردن تغییرات در طرح در محدوده پورتفلیو

پس از معرفی پروژه، طرح و پورتفولیو، با توجه با اینکه موضوع این کتاب بر روی مدیریت طرح تمرکز دارد در ادامه، مباحث عنوان شده را بر روی آن متمرکز می نماییم. جهت درک این موضوع ضروری است در کنار آشنایی با مفهوم طرح، نگاهی به انواع طرح و انواع روشهای اجرای طرح صورت پذیرد. در ادامه ابتدا به دسته بندی طرح ها بر اساس دو معیار هدف و خروجی طرح و نیز سود دهی طرح پرداخته شده سپس انواع روش های اجرای طرح ذکر گردیده است. تیم مدیریت کلان سازمان ، از فرآیند مدیریت پورتفولیو برای ترکیب کردن هوشمندی جمعی جاری و آتی سازمان استفاده می نماید. و همچنین از آن برای انتخاب، اولویت بندی، سرمایه و منابع پورتفولیو محصولات، سرویس ها یا فرصت های زیر ساخت که سبب تحقق اهداف استراتژیک خواهد شد استفاده می شود. در ترکیب هوش سازمانی، انواع فاکتورهای اصلی درباره کسب و کار و محیط کسب و کار می بایست برای بدست آمدن ترکیب و تعداد صحیح فرصت ها آنالیز شوند.

برخی از فاکتورها ممکن است شامل موارد ذیل باشند:
• اهداف استراتژیک شرکت
• درخواست ها و نیازمندی های مشتری
• هوش رقابتی
• ظرفیت های تکنولوژی جاری و آتی سازمان
• ریسک ها و پاداش های بالقوه
• منابع و سایر سرمایه های در دسترس برای برنامه و پیاده سازی پورتفولیو محصولات ،سرویس ها یا فرصتهای زیر ساخت

فرآیند مدیریت پورتفولیو، ضرورتا تقابل همه دیسیپلینهاست که به توسعه موفقیت آمیز پورتفولیو محصولات، سرویسها یا ظرفیت های زیر ساخت مرتبط هستند. هدف از تلاش پورتفولیو عبارت است از اطمینان حاصل نمودن از اینکه شرکت بر روی فرصتهایی که احتمال زیادی دارد برای تعاملات مالی استراتژیک با احتمال ریسک کم دارد کار می کند. فرصت ها بر اساس مجموعه ای از معیارها که نشان دهنده ارزش برای سازمان می باشند رده بندی و اولیت بندی می شوند و همچنین فرصت هایی با ارزش کمتر می بایست حذف، بازنگری و یا در لیست انتظار قرار گیرند تا منابع مورد نظر تامین گردد.

هدف استاندارد مدیریت پورتفولیو :
هدف ابتدایی استاندارد مدیریت پورتفولیو تشریح تجربیات خوب مرتبط با مدیریت پورتفولیو است که مورد پذیرش عام قرار دارند. «پذیرش عام» یعنی دانش و تجربیات تشریح شده، بیشتر اوقات در اکثر پورتفولیوها قابل اجرا است و همگان در زمینه سودمند بودن و ارزش آن اتفاق نظر دارند. این استاندارد بسط و مکمل راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه، استاندارد مدیریت طرح و مدل بلوغ سازمانی مدیریت پروژه ها می باشد.
این استاندارد به عنوان مرجع اصلی قصد ندارد که جامع و شامل همه موارد باشد. این استاندارد بر مدیریت پورتفولیو تمرکز دارد به نحوی که با نظام های مدیریت پروژه و طرح مرتبط باشد. کاربرد آن برای همه سازمان ها (نظیر انتفاعی، غیر انتفاعی و دولتی) است. زمانی که عبارت "سازمان" در اینجا استفاده می شود، درحالت کلی به این سه نوع سازمان اشاره دارد. اگر قسمتی از این استاندارد معموی برای زیر مجموعه ای از این سازمان ها قابل به کارگیری باشد، آن زیر مجموعه تعریف شده است.
علاوه بر این استانداردها که خطوط راهنمایی برای فرآیندها، ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه را فراهم می آورند، نظام نامه اصول اخلاقی و رفتار حرفه ای موسسه مدیریت پروژه، شاغلین حرفه مدیریت پروژه را راهنمایی می کند و انتظارات شاغلین از خودشان و دیگران را تشریح می نماید. نظام نامه اصول اخلاقی و رفتار حرفه ای موسسه مدیریت پروژه به طور خاص درباره تعهدات، مسئولیت، احترام، عدالت و صداقت است. این نظام نامه نیازمند آن است که شاغلین، تعهد به اصول اخلاقی و رفتار حرفه ای را نشان دهند. این نظام نامه با قوانین، مقررات و سیاست های حرفه ای و سازمانی مطابقت دارد.با وجود آن که شاغلین دارای فرهنگ ها و پیش زمینه های متعددی هستند.

مخاطبان استاندارد مدیریت پورتفولیو:
این استاندارد، مرجعی اصلی برای هر علاقمند به مدیریت پورتفولیوی پروژه ها و طرح ها است. این افراد شامل موارد زیر هستند اما به آنها محدود نمی شوند:
- مدیران ارشد که تصمیمات استراتژیک سازمان را می گیرند
کارمندان مدیریت که مسئولیت توسعه استراتژی سازمان را بر عهده دارند یا آنهایی که به مدیران ارشد مشاوره می دهند
- مدیران پورتفولیو، مدیران طرح و مدیران پروژه
- پژوهشگرانی که مدیریت پورتفولیو را تحلیل می کنند
- اعضای دفتر مدیریت پورتفولیو یا طرح
- رئیس مدیران پورتفولیو و طرح
- اعضای دفتر مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو
- مشاوران و سایر متخصصان مدیریت پروژه، طرح، پورتفولیو و حوزه های مرتبط با آنها
- مدیران وظیفه ای و صاحبان فرآیند که منابع را به پورتفولیو تخصیص داده اند
- مشتریان و سایر ذی نفعان
- مدرسان مدیریت پورتفولیوها و حوزه های مرتبط با آن

بیشتر بخوانیم:
- حقوق صاحبان سهام
- هوش مصنوعی چیست؟
- مدیریت بحران



کلیدواژه‌ها: اهداف استراتژیک- تغییر و تحول- بهبود عملکرد- استاندارد مدیریت پورتفولیو- فرایندهای مدیریت پورتفولیو-مدیریت پورتفولیو-مدیریت تحول- تصمیمات سرمایه- تخصیص منابع- Sub Portfolio- مدیریت عملکرد- پیشرفت سازمان- استاندارد PMI-نقش مدیر پورتفولیو در سنجش میزان تحقق مزایا-مدیر پورتفولیو- مدیریت و کنترل پروژه