شهرنوین

حسابداری

17 نکته برای مدیریت بهتر زمان

حال که تصمیم گرفته اید تا زمان خود را به بهترین وجه مدیریت نمایید، 17 نکته که در ادامه می آید می تواند شروع خوبی باشد. مدیریت زمان از مباحث جذاب و مورد نیاز هر فرد برای رسیدن به اهداف می باشد. 17 نکته مهم در مدیریت زمان عبارت است از:

1- "برنامه روزانه بنویسید"
برای شروع، از کارهایی که باید در طول روز انجام دهید لیستی تهیه کنید. با توجه به اینکه هر شخص بهتر می داند که در چه ساعت هایی بیشترین بهره وری را دارد، بنابراین می تواند برنامه خود را به بهترین نحو تنظیم نماید بطوری که مثلا برای کارهایی که به تمرکز بیشتری نیاز دارند، زمان مناسبی را اختصاص می دهد.

2- "هر کار را در زمان مشخص انجام دهید"
اکنون که برنامه روزانه تان را فهرست نمودید، آن را اولویت بندی کنید تا بتوانید ابتدا کارهای مهم را انجام دهید. همچنین لازم است که زمان شروع و مدت زمان لازم برای آن را نیز مشخص کنید تا هر کار را در زمان مناسب مربوط به خودش انجام دهید.

3- "از تقویم استفاده کنید"
تقویم های فیزیکی از این نظر که می توان در آن یادداشت نمود موثر است. همچنین اپلیکیشن تقویم موبایل از این نظر که همیشه در دسترس است، مطلوب می باشد.

4- "از یک برنامه ریز استفاده کنید"
برنامه ریز می تواند یک اپلیکیشن موبایل، برنامه کامپیوتری و حتی اکسل باشد. از مزیت های استفاده از برنامه ریزهای اپلیکیشنی، می توان به یادآوری توسط آلارم اشاره نمود.

5- "زمان انجام کارهایتان را به یاد بسپارید"
به یاد سپردن زمان انجام کارها باعث می شود تا در طول انجام یک کار، حواستان به زمان پایان آن کار و شروع کار بعدی باشد و بتوانید طبق برنامه پیش بروید.

6- "نه" گفتن را یاد بگیرید!
حس کمک به دیگران و حل مشکل آنها، شاد کردن اطرافیان و یا معاشرت با دوستان بسیار خوب است ولی نه زمانی که کارهای مهم شما بی صبرانه در انتظار شما هستند و اولویت بالایی در زندگی شما دارند. پس با "نه" گفتن، در مدیریت بهتر زمان، به خود و دیگران کمک می کنید.

7- "پانزده دقیقه قبل از هر کاری Reminder تنظیم کنید"
به خاطر داشته باشید که اصل مهم پس از برنامه ریزی، انجام به موقع آن است. داشتن Reminder به شما کمک می کند بتوانید طی 15 دقیقه، کاری را که در حال انجام است پایان داده و برای انجام کار بعدی آماده گردید.

8- "همیشه زمان دقیق را چک کنید"
شروع به موقع یک کار، گاهی اوقات از انجام خود کار مهمتر و حیاتی تر است!

9- "به عواملی که حواستان را پرت می کند توجه نکنید"
اگر شما بتوانید بدون حواس پرتی بر روی کارتان تمرکز کنید، احتمال این که در مدت زمان تخصیص داده شده کارهایتان را با دقت و موفقیت انجام دهید، بیشتر خواهد شد. از اینرو بهتر است عواملی که باعث عدم تمرکز شما می شود را ایتدا شناسایی نموده و سپس در رفع یا کنترل آنها تلاش کنید.

10- "زمان مصرف شده تان را بررسی کنید"
اینکه پس از انجام هر کار، بررسی کنید که آیا زمان تخصیص داده شده برای انجام آن کار کافی بوده است یا خیر، به شما در برنامه ریزی های آتی و برنامه ریزی دقیق و موثرتر کمک خواهد نمود.

11- "جزئیات بی اهمیت را بزرگ نکنید"
جزئیات بسیار مهم هستند! البته برای در نظر گرفتن آنها جهت بهبود برنامه ریزی و انجام آن برنامه. ولی گاهی اوقات با در نظر نگرفتن بعضی از جزئیات کار نه تنها بهتر انجام می شود که در زمان کمتری پایان می پذیرد.

12- "تمرکز کنید"
مطالعاتی که در در دانشگاه کالیفرنیا انجام شده است نشان می دهد که در دهه‌ی اخیر، توانایی ما جهت تمرکز کردن به ویژه تمرکز روی کار به شدت کاهش یافته و یکی از عوامل اصلی این کاهش تمرکز را فناوری می داند. بارها پیش می آید که هنگام انجام کاری، تلفن، تلویزیون، آلارم های مربوط به اپ های موبایل و یا ... تمرکز شما را بر هم زده اند. پس پیشنهاد می شود در هنگام اجرای برنامه تان، در صورتی که برای شما مقدور است، از فناوری هایی که تمرکزتان را بر هم میزنند، دوری نمایید.

13- "اولویت بندی کنید"
از موضوعات مهم، اولویت بندی کارهای شماست که بهتر است با دقت و در نظر گرفتن تمامی موارد باشد. این اولویت بندی مخصوص خود شما و برگرفته از وظایف، اعتقادات، علاقمندی ها و ... می باشد. پیش می آید که در فهرست کارهای شما، مواردی یافت می شود که دارای اهمیت کمتری هستند ولی زمان انجام آنها محدودتر بوده و یا زمان کمتری برای انجام دادن نیاز دارند و یا بالعکس. این شمایید که می دانید کدام کار باید اولویت بیشتری داشته باشد.

14- "وظایف را تقسیم کنید"
غالبا از طریق تقسیم کار توانایی ما افزایش می یابد و در برخی مواقع نقاط ضعف نیز برطرف شده و کار به بهترین وجه و در مدت زمان مناسب و حتی کمتر انجام می شود که البته بایستی در کل توسط یک شخص مدیریت شود. در تقسیم وظایف هماهنگی بین افراد و توجه به ایده ها و نظرات آنها حائز اهمیت بوده و باعث رشد جمعی می شود.

15- "فعالیت های مشابه را پشت سر هم انجام دهید"
انجام کارهای مشابه بصورت متوالی، البته با توجه به شرایط، اغلب باعث انجام بموقع آنها می شود. مثلا اگر شما در برنامه کاری تان خرید روزانه منزل و همچنین کار اداری دارید که هر دو نیاز به بیرون رفتن از منزل دارد، می توانید آنها را پشت سر هم انجام دهید تا در زمان و انرژی تان صرفه جویی شود.

16- "فعالیت هایی که زمان تان را تلف می کند حذف کنید"
در مدیریت زمان و برای داشتن یک برنامه ریزی موفق باید در نظر داشت که برخی اوقات مجبور به حذف برخی کارهای غیر ضروری هستیم که با توجه به زمانی که صرف انجام آنها می شود، ارزشی مطلوبی را متوجه انجام دهنده کار نمی کنند، پس بهتر است که با هزینه فایده کردن آنها، در صورت امکان آنها را حذف نماییم.

17- "بین کارهایتان زمان اضافی قرار دهید"
استراحت و خوردن یک قهوه بین کار، نه تنها باعث افزایش راندمان کاری می شود، ذهن را نیز مرتب نموده و از استرس کاری کم می کند.

بیشتر بخوانیم:
- ارتباط با مشتریان در نرم افزار کسب و کار هُما
- ERP و مزایای استفاده از آن
- چگونه فروش حرفه‌ای موفق داشته باشیم؟



کلیدواژه‌ها: مدیریت زمان- تقویم- اپلیکیشن تقویم- برنامه ریز- برنامه ریزی- تمرکز- اولویت بندی- مدیریت- تقسیم وظایف- برنامه ریزی موفق- افزایش راندمان کاری- استرس کاری