شهرنوین

حسابداری

اسناد دریافتنی و پرداختنی در نرم افزار هما

چک چیست ؟
چک به معنی برگه تاریخ‌دار و دارای ارزش مالی است که معمولاً برای خرید در حال و پرداخت در آینده استفاده می‌شود. صاحب چک پس از نوشتن مبلغ ارزش آن و تاریخ موردنظر برای وصول، چک را امضا می‌کند. در تاریخ ذکر شده – تاریخ سررسید – فردی که چک را دریافت کرده‌است به بانک مراجعه می‌کند و مقدار وجه مشخص شده را از حساب جاری فرد صادر کننده دریافت می‌کند.

- چک سند خاصی است از اسناد بازرگانی که به موجب آن، صادرکننده چک، پولی را که نزد دیگری دارد تمام یا بخشی را به سود خود یا ثالث مسترد می‌دارد. چک سند عادی تجاری در برخی موارد با رعایت اصول آن قابل صدور اجرائیه‌است. خط و قباله را هم در ایران قدیم چک می‌خواندند (دیوان معزّی) چنین گفته‌اند که سکه نیز از لغت چک، نحت شده‌است.

- طبق قانون چک در ایران، شخص باید در زمان نوشتن چک به اندازهٔ مبلغ مندرج در آن در حساب خود وجه نقد، اعتبار و یا پشتوانهٔ قابل تبدیل به وجه نقد داشته باشد. تفاوت چک با کارت‌های اعتباری هم در همین است.

وصول چک یا پاس چک:
معمولا برخی حسابداران کلمه وصول چک را برای اسناد دریافتنی به کار میبرند و کلمه پاس چک را برای اسناد پرداختنی. چرا که معتقد هستند چکی که از مشتری دریافت کرده اند و در سیستم اسناد دریافتنیشان ثبت شده باید وصول گردد و چکی که از حساب خود به طرف معامله داده اند باید تامین مالی و پاس گردد.

- پس ثبت حسابداری وصول چک:

وجوه نقد/ بانک بدهکار **** اسناد دریافتنی / اسناد دریافتنی در جریان وصول بستانکار ****

- پرداخت چک بابت خرید ها و سایر موارد مشابه:

خرید/ بستانکاران تجاری بدهکار ***** اسناد پرداختنی بستانکار *****

- ثبت حسابداری پاس چک:

اسناد پرداختنی بدهکار ***** بانک بستانکار ******

بیشتر بخوانیم: مرور اسناد در نرم افزار هما


اسناد دریافتنی چیست؟
اسناد دریافتنی اوراقی است که شخص بدهکار در قبال بدهی خود به شخص بستانکار ارائه می‎دهد. شخص بدهکار در این اوراق تعهد می‎کند مبلغ معینی را در تاریخ مشخص به شخص طلبکار پرداخت کند. حالتی که شخص بابت بدهی خود هیچ سندی ارائه نمی‎دهد حساب دریافتنی نامیده می‎شود.

نکته:
1- در رویدادهای مالی ابتدا حساب دریافتنی بابت رویداد مالی که اتفاق افتاده ثبت می‎شود و پس از ارائه سند توسط شخص بدهکار، اسناد دریافتنی ثبت می‎شود.
2- احتمال وصول طلب در حساب های دریافتنی کمتر از اسناد دریافتنی است.
3- مهمترین نوع اسناد دریافتنی چک می‎باشد. با دریافت چک از شخصی که به ما بدهکار می‎باشد نوع بدهی وی از حساب دریافتنی به اسناد دریافتنی تغییر می‎یابد. این بدهی تا زمان وصول چک یا تسویه مبلغ بدهی وجود دارد و شخص بدهکار ملزم به پاس کردن چک و یا پرداخت وجه در قبال چک ارائه شده می‎باشد.

ماهیت اسناد دریافتنی:
مطالبات هر واحد تجاری جز دارایی‎های آن می‎باشد و با توجه به اینکه دارایی‎ها دارای ماهیت بدهکار می‎باشند حساب‎های دریافتنی و اسناد دریافتنی نیز ماهیت بدهکار دارند.

چک در نرم افزار هما :
خزانه در نرم افزار تحت وب هما از قسمت های مختلفی نظیر بانک،چک، صندوق ، تنخواه و اقساط تشکیل شده است.

چک ها:
ثبت چک در هما از دو مرحله تشکیل شده است.
- مرحله اول: ثبت اطلاعات مربوط به بدنه چک در قسمت خزانه /چک
- مرحله دوم: انتخاب طرف حساب برای چک دریافتی و پرداختی در قسمت حسابداری/ دریافت و پرداخت

ثبت / صدور چک جدید / چکهای دریافتی :
از این قسمت می توان اطلاعات مربوط به بدنه چک دریافتی را تعریف نمود ولی طرف حسابی برای چک انتخاب نمی کنیم. زمانی که اطلاعات چک وارد شد وضعیت چک بصورت فاقد سند نشان داده می شود. سپس برای انتخاب طرف حساب می توان وارد قسمت حسابداری/ دریافت و پرداخت شده و تیک دریافت- تیک چک- تیک چک های قابل دریافت را زده وسپس برای انتخاب نهایی چک فلش کوچک کنار مستطیل را زده و سپس بر اساس اقساط، شماره فاکتور و یا طرف حساب چک را پرداخت یا دریافت نمود. بعد از انجام این مرحله وضعیت چک دریافتی بصورت موجودی نمایش داده می شود.

در صفحه ثبت ویرایش چک ها / دریافت جدید:
برای ثبت اطلاعات اولیه چک موارد زیر را انجام می دهیم:
1- بانک پیش فرض : با توجه به اینکه در قسمت خزانه/ بانک/ تنظیمات بانک یکی از حسابهای بانکی به عنوان پیش فرض معرفی شده است، در اینجا به شکل اتوماتیک چکهای دریافتی در وجه آن بانک قلمداد می شوند. در غیر اینصورت باید بانک مورد نظر را انتخاب کنیم.
2- مبلغ سند: در این بخش مبلغ چک دریافتی را وارد کنید .
3 - شماره چک: شماره چک مندرج در سند دریافتی را در این بخش ثبت کنید.
4- تاریخ: تاریخ سر رسید چک دریافتی را ثبت کنید.
5- در وجه: در این بخش عنوان شخص و یا شرکتی که چک در وجه آن صادر شده وارد کنید.
6- انتخاب بانک: بانک صادر کننده چک را وارد کنید.
7 - شماره حساب : شماره حساب صاحب چک که بر روی چک درج شده را وارد کنید.
8- نام و کد شعبه: نام یا کد شعبه و یا هر دو را وارد کنید می توانید آنها را با یک خط تیره از هم جدا کنید.
9- صاحب حساب :صاحب حساب چک صادره را که عموما روی چک ها درج میشود در این قسمت وارد کنید.
10- با انتخاب دکمه فاقد مبلغ ویا فاقد تاریخ می توانید چک های امانی و یا ضمانتی که صرفا جهت اعتبار ارائه می گردد را نیز ثبت کنید.

در نهایت با دکمه ثبت چک، چک را ذخیره کنید . با انجام این مراحل بدنه چک دریافتی را در سیستم تعریف کرده و سپس برای تخصیص طرف حساب وارد قسمت حسابداری قسمت دریافت و پرداخت شده ابتدا دریافت جدید / چک را انتخاب کرده تیک چک های قابل دریافت را زده و با زدن علامت فلش کنار فیلد انتخاب چک، چک مورد نظر را انتخاب و سپس طرف حساب مورد نظر یا قسط مربوط به آن چک و یا فاکتور مربوط به آن را انتخاب می کنیم سپس دکمه ذخیره را می زنیم.

در صفحه ثبت ویرایش چک ها / صدور جدید:
1- بانک پیش فرض: در این بخش هم میتوانید بانک پیش فرض (قسمت خزانه/ بانک/ تنظیمات بانک) را به عنوان مرجع صدور چک انتخاب کنید و هم می توانید بانک دیگری را مشخص کنید.
2 - مبلغ سند : در این بخش مبلغ چک صادره را وارد کنید .
3 - شماره چک: شماره چک مندرج در چک را در این بخش ثبت کنید. نکته: معمولا شماره چکها به صورت سریال است.
4- تاریخ: تاریخ سر رسید چک را ثبت کنید.
5 - در وجه: در این بخش عنوان شخص و یا شرکتی که چک در وجه آن صادر شده وارد کنید.
6 - شماره رسید/دفتر نکته : بخش سمت چپ با توجه به ماهیت صدور چک تغییر نمی کند.
7 - می توان یکی از گزینه های چک مدت دار یا نقدی را انتخاب کرد.
8- با انتخاب دکمه فاقد تاریخ وفاقد مبلغ می توانید چک های امانی و یا ضمانت که صرفا جهت اعتبار ارائه می گردد را نیز ثبت کنید.

در نهایت با دکمه ثبت چک، چک را ذخیره کنید.

بیشتر بخوانیم: گزارشات فصلی چیست و در نرم افزار هما به چه صورت است؟

لیست چک های ثبت شده:
پس از ثبت چک های جدید، می توانید لیست چک ها را ببینید و همچنین میتوانید گزارشات لازم و تغییرات لازم را اعمال کنید. این جدول شامل جستجو/ خط فرمان و محدوده تاریخ و فیلترهای صادره / دریافتی، وضعیت چک و همچنین مرتب سازی بر اساس تاریخ سررسید و یا مبلغ که برای بهتر شدن جستجوی چک ها میباشد.

نکته: جدول لیست چک ها شامل ستون های: شماره چک، شماره رسیید/ دفتر، نوع چک اعم از دریافتی یا پرداختی، بانک و شعبه، شماره حساب، تاریخ سررسید و مبلغ چک همچنین ستون در وجه برای آگاهی از شخصی که چک در وجه او صادر شده و اینکه چک نزد چه کسی می باشد و در نهایت وضعیت حال حاضر چک اعم از وصول یا عدم وصول و غیره را میتوان مشداهده کرد وگزارشات لازم را تهیه نمود.

در مقابل هر ردیف چک آیکون پرچم مانندی نمایش داده می شود که هرآیکون آن کاربرد خاصی را دارد:
- آیکون (مرور/ ویرایش) : با کلیک بر روی این آیکون صفحه ویرایش چک ها باز می شود و میتوانید برخی از گزینه ها را ویرایش نمایید.
- آیکون عملیات چک: با کلیک بر روی گزینه عملیات چک، صفحه هایی به نام عملیات چک ها باز می شود.

1- در بخش بالای صفحه شماره چک، تاریخ سررسید و بانک چکی که در حال انجام عملیات روی آن هستید را مشاهده می کنید.
2- عملیات: در این بخش می توانید یکی از انواع عملیات روی چک را انتخاب کنید.
- واگذاری به بانک (خاص اسناد دریافت شده): پس از انتخاب این بخش که صرفا برای چک های دریافت شده می باشد در پایین صفحه باید دو بخش تاریخ موثر (به معنی تاریخ انجام عملیات) و بانک مرجع را مشخص کنید. در صورتی که بانک را مشخص نکنید، بانک پیش فرض به عنوان مرجع اصلی در نظر گرفته می شود.
- اعلام وصولی: (نقد شدن چک) با انتخاب این گزینه نقد شدن چک های به حساب گذاشته شده را ثبت می کنید و در باکس تاریخ موثر تاریخ وصول را درج کنید.
- اعلام برگشتی : ( واخواست چک برگشت شده ) با انتخاب این گزینه برگشت چک را ثبت کنید و در باکس تاریخ موثر زمان برگشت چک را درج کنید.
- واخواست چک از بانک (یا طرف حساب): برای بازپس گیری چک از بانک یا طرف حساب به دلایل مختلف، این گزینه را انتخاب و در باکس تاریخ موثر زمان بازپس گیری را درج کنید.
- عودت چک به طرف حساب:ممکن است به دلایل مختلفی بخواهید چک دریافتی را عودت دهید. بیین منظور تیک این گزینه را انتخاب کرده و در قسمت تاریخ موثر زمان عودت را ثبت می کنید.
- نقد کردن دستی : در صورتی که چک را به شکل دستی نقد کردی این گزینه را تیک زده و تاریخ موثر را براساس زمان نقد کردن چک پر کنید.

نکته: برای خرج چک باید از قسمت مرور اسناد/ ثبت سند مالی جدید بصورت دستی سند بزنیم و سپس گزارش آنرا از قسمت خزانه/ چک ها مشاهده کنیم.
آیکون رسید واگذاری به طرف حساب/بانک: با انتخاب این گزینه صفحه رسید تحویل چک باز می شود.

در این صفحه مشخصات چک را مشاهده میکنید و متنی جهت گواهی تحویل با درج تاریخ و ساعت تحویل همچنین در قسمت پایین صفحه نام و امضاء تحویل گیرنده وجود دارد.
با انتخاب دکمه پرینت می توانید رسید چک را چاپ کنید.
آیکون مربوط به گردش چک: با انتخاب این آیکون صفحه اطلاعات مربوط به گردش چک ظاهر می شود.

نکته: در نرم افزار تحت وب هما وضعیت چک از روی آخرین عملیات انجام شده روی چک تشخیص داده می شود. بنابراین موقع ثبت چک باید دقت کنیم که تاریخ مربوط به مثلا دریافت چک قبل از تاریخ مربوط به خرج چک باشد تا وضعیت چک بصورت خرج شده نمایش داده شود در غیر اینصورت وضعیت بصورت موجودی نمایش داده می شود.

نکته: در صفحه مربوط به چک های دریافتی و پرداختی دکمه مثلث قرمزرنگ بالای لیست چکها کار بروزرسانی وضعیت چک ها را انجام می دهد. زمانیکه وضعیت چک ها به درستی نمایش داده نمی شود با زدن این مثلث وضعیت چک ها بروزرسانی می شود و بهتر است هرازگاهی بروزرسانی را انجام دهیم.

نکته: در صفحه مربوط به چک ها در سمت چپ صفحه آیکونی شبیه مداد رنگی وجود دارد که اگر موس را روی آن قرار دهیم دو گزینه برای ما نمایش داده می شود گزینه اول در جریان وصول به نفع سیستم میباشد که لیست چک های در جریان وصول دریافت شده را نمایش می دهد و گزینه دوم در جریان وصول بر عهده سیستم میباشد که لیست چکهای در جریان وصول پرداختی را نشان می دهد.

بیشتر بخوانیم:
- پیشخوان مدیریتِ نرم افزار هما
- سیستم طراحی فرم اطلاعاتی در نرم‌افزار هما
- داشبورد مدیریتی چیست؟



کلیدواژه‌ها: چک چیست - چک- اسناد دریافتنی- بستانکار- حساب دریافتنی- چک در نرم افزار هما- خزانه در نرم افزار تحت وب هما- صندوق- تنخواه- اقساط- ثبت چک در هما- بدنه چک- خزانه- دریافت و پرداخت- ثبت- صدور چک جدید- چکهای دریافتی- بانک پیش فرض- تنظیمات بانک