شهرنوین

حسابداری

حساب تنخواه در نرم افزار هما

تنخواه
مفهوم تنخواه در حسابداری چیست ؟
تنخواه در حسابداری
در موسسات و شرکت ها برای پرداخت ها و هزینه های جزیی و یا پرداخت ها به اشیا و لوازمی که به طور اتفاقی مورد نیاز واقع می شود و خرید آنها فوریت دارد مانند پرداخت کرایه تاکسی و خرید غذا و سایر هزینه های جزیی، وجوهی پیش بینی شده و در نظر گرفته می شود که به این مقدار وجه نقد تنخواه یا تنخواه گردان گویند . این مبالغ در اختیار اشخاص یا افرادی قرار داده می شود. این افراد می توانند رییس حسابداری، حسابدار و یا تدارکات باشند که به این افراد تنخواه دار گویند .
باید توجه داشت که مبلغ تنخواه متناسب با هزینه ها و پرداختهای جزیی موسسه است و از شخص تنخواه دار تضمین لازم دریافت خواهد شد.

تنخواه در موسسه
موسسه یا شرکت باید اقداماتی در مورد تنخواه انجام دهد که شامل موارد زیر می باشد:
تعیین فردی به عنوان مسئول تنخواه‌گردان
نگهداری میزان و حداقل وجوه نقد مشخصی در تنخواه گردان
مستند سازی تمامی پرداخت های وجوه نقد با یک رسید تنخواه گردان
تجدید تنخواه گردان و تنخواه با توجه به رویه های تعیین شده

استقرار سیستم تنخواه گردان شامل مراحل زیر می باشد:
- متناسب با نیازهای شرکت مبلغی در اختیار یکی از کارکنان شرکت به عنوان متصدی تنخواه گردان یا تنخواه دار قرار می گیرد. ثبت روزنامه ایجاد تنخواه از طریق بدهکار کردن حساب تنخواه گردان و بستانکار کردن حساب موجودی نقد یا بانک انجام می شود.
- تنخواه دار از محل وجه تنخواه به پرداخت مخارج جزئی مجاز اقدام و اسناد هزینه مرتبط با آن مخارج را جمع آوری و نگهداری می کند. بنابراین در هر لحظه از زمان جمع وجه نقد موجود نزد تنخواه دار به علاوه مبالغ اسناد هزینه باید برابر با مبلغ اولیه وجه تنخواه گردان باشد.

هدف از ایجاد تنخواه گردان
- ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت:
استفاده از تنخواه گردان در مورد پرداختهای جزئی هزینه ها و همچنین در مواردی که پرداختها جنبة فوریت دارند و یا دسترسی به بانک وجود ندارد، باعث سهولت و تسریع در امر پرداخت می شود.
- کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانک:
چنانچه پرداختهای مذکور در بند اول از طریق صندوق و یا بانک انجام پذیرد با توجه به تعداد پرداختها و طی مراحل عملیات پرداخت، این امر علاوه بر کندی در امر پرداخت موجب افزایش حجم عملیات حسابداری خواهد شد.
- افزایش کنترل وجوه نقد:
با توجه به بندهای فوق استفاده از روش پرداخت تنخواه گردان باعث افزایش کنترل بر وجوه نقد می شود که چگونگی ایجاد و استفاده از تنخواه گردان در این آیین نامه تشریح شده است.

بیشتر بخوانیم: کدینگ حسابها در نرم افزار هما

ثبت عملیات مالی در حساب تنخواه گردان
حساب تنخواه گردان یک دارایی است و بدهکار و بستانکار کردن آن تا حد زیادی شبیه حساب صندوق می باشد. لازم به ذکر است برای ثبت عملیات مالی تنخواه گردان از دو روش زیر میتوان استفاده نمود:
الف) روش تنخواه گردان ثابت
ب) روش تنخواه گردان متغیر
در روش تنخواه گردان ثابت، حساب تنخواه گردان در زمان پرداخت وجه اولیه تنخواه گردان بدهکار میشود و تا هر زمان که تنخواه گردان برقرار باشد، بدون تغییر می ماند. اما در روش تنخواه گردان متغیر، هرگونه هزینه های که از محل تنخواه گردان انجام می شود، در حساب تنخواه گردان ثبت می گردد لذا ماندۀ تنخواه گردان در طول زمان تغییر می نماید.
با توجه به این که در روش تنخواه گردان ثابت هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان در حساب دفتر کل (یا حساب معین) تنخواه گردان ثبت نمی شود، اطلاعات مربوط به هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان از روی دفاتر کل یا معین تنخواه گردان قابل مشاهده نیست،در صورتی که در روش تنخواه گردان متغیر، از روی حساب تنخواه گردان می توان کلیه هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان را مشاهده کرد. بنابراین، استفاده از روش تنخواه گردان ثابت مناسب نیست و توصیه می شود که روش تنخواه گردان متغیر مورد استفاده قرار گیرد.

روش کار تنخواه گردان
- دارنده تنخواه مجاز به دریافت وجه از دیگران به جز تأمین مجدد تنخواه از سازمان نمیباشد.
- عملیات مالی پرداختهای تنخواه گردان به هنگام واریز هزینه های انجام شده در حسابها ثبت میشوند.
- پرداختهای هر یک از تنخواه گردانها به هزینه ها و موارد مشخص شده در یک واحد مثل واحد تدارکات، رستوران، روابط عمومی، نقلیه و غیره، اختصاص دارد.

رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه گردان در مراحل زیر رسیدگی می شوند:
1) قبل از پرداخت:
در مواردی که دارنده تنخواه گردان خود انجام دهندة هزینه نیز باشد، رسیدگی صرفاً به صورت شناخت و آگاهی به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام میشود.
در مواردی که دارندة تنخواه گردان صرفاً پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم براساس ضوابط موجود در امور مالی اعمال و پس از تأیید صحت آنها اقدام به پرداخت می شود.

2) بعد از پرداخت:
اسناد پرداخت شده از طریق تنخواه گردان به انضمام صورت خلاصه مربوط، به امور مالی ارسال میشود. امور مالی براساس ضوابط تعیین شده بررسی های لازم را به عمل آورده و پس از تأیید اسناد، مراحل تأمین تنخواه گردان انجام میشود.
- تبصره 8: در صورتی که تنخواه بابت خرید باشد درخواست خرید و رسیدهای کالا برای خرید از محل تنخواه و سایر مدارک مثبته پیوست می شود.
- تبصره 9: مسئول تنخواه گردان در خریدها ملزم به رعایت مفاد آیین نامه معاملات و سایر قوانین مربوط می باشد.

انواع تنخواه گردان
- تنخواه گردان خزانه: ماده 24 قانون محاسبات عمومی
وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم وضروری دستگاههای اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری کل قرار می گیرد که در پایان سال باید پرداخت شود.

- تنخواه گردان استان: ماده 25 قانون محاسبات عمومی.
وجوهی که خزانه داری کل ازمحل تنخواه خزانه درابتد هر سال مالی به حساب خزانه ی معین استان پرداخت میکند. این مبالغ جهت نیازهای ضروری استان ها پرداخت می شود.

- تنخواه‌گردان حسابدار: ماده 26 قانون محاسبات عمومی
وجوهی که به وسیله ی خزانه ی معین استان از محل تنخواه گردان استان برای پرداخت کردن هزینه های ضروری دستگاههای اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذیحساب دستگاههای اجرایی پرداخت می شود.

- تنخواه گردان پرداخت : ماده 27 قانون محاسبات عمومی
وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذیحساب یا کار پرداز قرار می گیرد و در پایان سال مالی باید مانده ی آن تسویه شود.
اسناد مربوطه
برگ پرداخت تنخواه
مجوز ایجاد تنخواه
فهرست صورت هزینه های تنخواه
دربرخی ازشرکت ها حساب تنخواه درپایان دوره مالی ازطریق تسویه حساب با مسئول تنخواه درمقابل حساب بانک یا صندوق بسته می شود. گاهی نیز امکان دارد مانده تنخواه گردان از یک دوره به دوره بعدی انتقال یابد.

بیشتر بخوانیم: ماهیت حسابها در حسابداری

تنخواه در هما
تنظیمات تنخواه
برای تعریف تنخواه جدید بصورت زیر عمل می کنیم:
با کلیک بر روی آیکون "تنظیمات تنخواه "صفحه ویرایش تنظیمات تنخواه باز میشود.
1 - انتخاب: رکورد جدید برای تنخواه انتخاب کنید.
2 - عنوان : نامی برای تنخواه وارد کنید .
3 - مسئول : مسئول تنخواه را مشخص می کند.
4- پیش فرض دسترسی: با انتخاب کاربر مورد نظر می توان دسترسی تنخواه تعریف شده را به کاربر مورد نظر تخصیص داد.
5 - مبلغ افزایش : مبلغی که به صورت پیش فرض برای تنخواه تعریف میشود.
6- حداقل موجودی : مبلغی را به عنوان حداقل موجودی تنخواه در نظر میگیرید.
7- محدودیت روزانه : مبلغ مجاز هزینه تنخواه برای هر روز است.
8 - محدودیت تراکنش: حداکثر مبلغ تراکنش وارد شود.
9- شرح: شرحی در مورد تراکنش است.
10 - تنظیمات:
- فعال : در صورتی که تیک فعال را نزنید تنخواه تعریف شده قابل استفاده نیست.
- دسترسی عمومی
- اعلام حداقل موجودی : با فعال بودن این گزینه در صورت رسیدن به حداقل موجودی سیستم آلارم میدهد.
- نمایش در پیشخوان
- پیش فرض عملیات مالی : با فعال بودن این گزینه تنخواه تعریف شده به عنوان پیش فرض درعملیات مالی خواهد بود ودر نهایت بر روی دکمه" ذخیره" کلیک کنید برای ثبت تنخواه بعدی روی دکمه "جدید" کلیک کنید.

"ثبت هزینه تنخواه"
ابتدا در صفحه خزانه / تنخواه فیلتر را روی تنخواه موردنظر گذاشته و وارد صفحه هزینه تنخواه می شویم .در اینصورت سرفصل بستانکار بصورت اتوماتیک تنخواه موردنظر را بستانکار میکند درغیراینصورت باید سرفصل تنخواه را بصورت دستی وارد کنیم.
- صفحه ثبت هزینه تنخواه، سربرگ سند مالی
ساختار کلی این صفحه براساس نمودارT (از مفاهیم اصلی در حسابداری) است. لذا دارای دو ستون برای تعیین بدهکار و بستانکار در سند مربوطه می باشد:
- ستون سمت راست نمودارT شامل :
1- سند هزینه تنخواه: عنوان سند را واردکنید.
2- تاریخ و ساعت: تاریخ و ساعت که به صورت پیش فرض با زمان سیستم ست شده را می توانید به صورت دستی تغییر دهید.
3- می توانید یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید .در این بخش می توانید ماهیت کلی طرف حساب را به غیر از ماهیت آن دراین سند خاص مشخص کنید. ( ماهیت بدهکار و یا بستانکار )
- حساب ها
- بدهکاران
- بستانکاران

نکته: با انتخاب گزینه بدهکاران یا بستانکاران، لیست طرف حسابهای درج شده در بخش بدهکاران و بستانکاران دیده می شود و با انتخاب حساب ها ، می توانید لیست تمام حساب ها را ببینید.

4- در بخش سطوح 4 و5 و6 می توانید درصورتی که ثبت سند مربوط به حسابی در این سطوح است آن را درج کنید.
5 - مبلغ تراکنش : مبلغ واریزی را ثبت کنید.
6-" ثبت تراکنش" دکمه ثبت تراکنش جهت تکمیل و ثبت سند ثبت شده می باشد.
ستون سمت چپ نمودارT شامل:

نکته: در این بخش نیازی به پر کردن ستون های سمت چپ نیست و آنها بر اساس تنخواه پیش فرض سند می خورند.

بیشتر بخوانیم: حساب بانک و عملیات بانکی در نرم افزار هما

7- شرح تراکنش: شرحی در مورد تراکنش است.
پس از ثبت اطلاعات لیست سندهای ثبت هزینه تنخواه در پایین همین صفحه دیده می شود.

- لیست سندهای تنخواه ثبت شده:
این لیست شامل ستونهای ردیف، کد، سرفصل، مرکز، سطوح 4 و5 و6 حسابداری، ستون های بدهکار و بستانکار همچنین شرح تراکنش و تاریخ و ساعت ثبت سند و توسط را مشاهده کنید و گزارش بگیرید.
- در صفحه ثبت هزینه تنخواه ، سربرگ تنظیمات
که به صورت اتوماتیک نوع سند جاری را تشخیص داده و بر روی سند مربوطه قرار می گیرد و در صورت نیاز می توان نوع سند را تغییر داده و کافیست در صفحه سندمالی این تغییرات را ثبت نمود.

شارژ تنخواه
ابتدا در صفحه خزانه / تنخواه فیلتر را روی تنخواه موردنظر گذاشته و وارد صفحه شارژ تنخواه می شویم. در اینصورت سرفصل بدهکار بصورت اتوماتیک تنخواه موردنظر را بدهکارمیکند درغیراینصورت باید سرفصل تنخواه را بصورت دستی وارد کنیم.
- در صفحه ثبت شارژ تنخواه: سربرگ سند مالی
با کلیک بر روی آیکون "شارژ تنخواه" صفحه ی ثبت شارژ تنخواه باز می شود.
ساختار کلی این صفحه براساس نمودارT (از مفاهیم اصلی در حسدابداری) است. لذا دارای دو ستون برای تعیین بدهکاروبستانکار در سند مربوطه میباشد.
- ستون سمت راست نمودارT شامل :
1- سند شارژ تنخواه: عنوان سند را واردکنید.
2 - تاریخ و ساعت: تاریخ و ساعت که به صورت پیش فرض با زمان سیستم ست شده را می توانید به صورت دستی تغییردهید.
3- این بخش نیازی به پر کردن ندارد و بر اساس تنخواه پیش فرض سند می خورند.
4-در بخش سطوح 4و 5 و6 میتوانید در صورتی که ثبت سند مربوط به حسابی در این سطوح است آن را درج کنید.
5- مبلغ تراکنش : مبلغ شارژ برای تنخواه را ثبت کنید.
6- "ثبت تراکنش "دکمه ثبت واریز جهت تکمیل و ثبت سند ثبت شده می باشد.
ستون سمت چپ نمودارT شامل :
1- می توانید یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید.
حسابها بدهکاران بستانکاران

نکته: با انتخاب گزینه بدهکاران یا بستانکاران، لیست طرف حسابهای درج شده در بخش بدهکاران و بسدتانکاران دیده می شود و با انتخاب حساب ها ، می توانید لیست تمام حساب ها را ببینید.

2 - شرح تراکنش: شرحی در مورد تراکنش است.
پس از ثبت اطلاعات لیست سندهای ثبت شارژ تنخواه در پایین همین صفحه دیده می شود.
- لیست سندهای شارژ تنخواه ثبت شده:
این لیست شامل ستونهای ردیف، کد، سرفصل، مرکز، سطوح 4 و5 و6 حسابداری، ستون های بدهکار و بستانکار همچنین شرح تراکنش و تاریخ و ساعت ثبت سند و توسط را مشاهده کنید و گزارش بگیرید.

"عملیات خزانه"
با کلیک بر روی آیکون "عملیات خزانه" صفحه ای به نام عملیات خزانه و صندوق باز میشود. دراین صفحه می توان مانده اسناد را مرتب سازی و تنظیم نمود.
بعد از انتخاب یکی از قسمت های تنخواه، صندوق ، بانک وکلیک بر روی آیکون * آیکون به "حذف مانده و ترتیب؟" تبدیل می شودو با کلیک بر روی این آیکون عملیات حذف انجام شده و پیغام مبنی بر حذف مانده تراکنش و ترتیب تراکنش ها نمایش داده می شود و مانده تمام اسناد قبلی حذف می شود.
با کلیک بر روی آیکون "شمارش" اسناد مرتب سازی نشده شده شمارش شده و پیغامی به صورت "تعداد تراکنش های مرتب نشده برابر با ....عدد" ظاهر می شود.
و در نهایت با کلیک بر روی آیکون " تنظیم مانده و مرتب سازی" مانده اسناد شمارش شده مجددا تنظیم ومرتب می شود و پیغامی به صورت"مرتب سازی انجام شد" ظاهر می شود.

بیشتر بخوانیم:
- اسناد دریافتنی و پرداختنی در نرم افزار هما
- آموزش بستن حسابها و تهیه صورتهای مالی
- نرم افزار تحت وب یا Web Based چیست؟



کلیدواژه‌ها: تنخواه - مفهوم تنخواه در حسابداری چیست- تنخواه در موسسه - ثبت عملیات مالی در حساب تنخواه گردان - روش کار تنخواه گردان - انواع تنخواه گردان- تنخواه در هما - ماهیت بدهکار و یا بستانکار- شارژ تنخواه - سربرگ سند مالی- تنخواه،- صندوق